안녕하세요 스피디입니다.

전자서명 플랫폼은 계속 발전되고 그에 따라 업무 방식도 달라지고 있지만

아직 많은 기업들은 계약서, 견적서, 발주서, 관공서 제출 문서 등

법적 효력을 나타내는 문서 전송 수단은 팩스를 사용하고 있습니다.

오늘은 현시대에 사용하는 팩스 중 전자팩스, 인터넷 팩스 같은 디지털 팩스 시스템과

어떤 팩스 시스템이 우리 회사와 더욱 알맞은 시스템인지 알아보겠습니다.

전자팩스

전자팩스는 기존 아날로그 팩스를 완전히 대체할 수 있도록

기업 내부에 팩스 서버를 구축하여 사용하는 방식으로

클라이언트 PC, 그룹웨어, ERP 시스템 등에서 송/수신이 가능하며

실제 팩스 기계 없이 업무 중인 자리에서 문서 전송을 할 수 있습니다.

주요특징

1. 팩스 서버 도입으로 사내 전송망 구성

2. PC, 이메일, 그룹웨어 등에서 직접 전송 가능

3. 수신 팩스 자동 저장 및 지정 폴더 분류 가능

4. 대량 발송, 자동화, 스케줄 전송 지원

작동 방법은 사용자가 ERP 및 그룹웨어에서 문서를 선택한 뒤

전자팩스 서버를 통하여 문서를 팩스용 이미지로 변환합니다.

이후 전화 회선을 통하여 수시천로 전송한 뒤

수신된 팩스를 이미지 형태로 수신자의 이메일 또는 디렉토리에 저장합니다.

인터넷팩스 

인터넷팩스는 설치나 시스템 구축 없이 웹사이트, 이메일, 모바일 앱을 통하여

팩스를 주고 받을 수 있는 클라우드 기반 서비스입니다.

팩스 번호도 클라우드 상에서 발급되어 별도의 하드웨어가 필요하지 않기 때문에

초기 도입이 매우 간편하다는 장점을 가지고 있습니다.

주요특징

1. 팩스 기기, 서버 설치 없이 사용 가능

2. 웹사이트, 앱, 이메일 등으로 송/수신

3. PDF, 이미지, 한글파일 등 다양한 포맷을 지원합니다.

4. 팩스번호는 온라인으로 부여받습니다.

5. 월 정액제 또는 전송 건수별 과금으로 부담없는 사용이 가능합니다.

작동방법은 사용자가 웹사이트, 이메일에서 파일을 업로드 한 뒤

지정한 팩스번호로 서버에서 자동 전송하게 되면 수신자는 기존 팩스로 수신 혹은 이메일로 수신을 받습니다.

그 이후 전송 성공 여부 및 로그는 실시간으로 발신자가 확인이 가능합니다.

기업별 추천

전자팩스와 인터넷팩스는 단순히 기술 방식의 차이에서 벗어난

업무 환경, 보안 정책, 조직 규모, 문서 처리 프로세스에 따라 선택되어야 합니다.

전자팩스를 추천하는 기업

전자팩스는 팩스 서버를 자체 구축하여 조직 내부 시스템과 연동하여 사용하는 방식이다보니

보안성, 자동화, 대량처리에 강하며 인프라와 기술적 자원이 충분한 기업에 적합합니다.

1. 대규모 제조업, 유통업

하루에도 수백~수천 건의 발주서, 견적서, 납품서 등 반복적인 문서가 발생

2. 병.원, 약국, 의료기관

환.자정보, 진료기록 등 민감한 데이터를 외부와 주고받아야 하며

보안 인증 요건이 있어 내부 전송망이 요구됩니다.

3. 금융사, 보험사, 법무법인 등 규제 산업군

법적 효력이 있는 문서의 전송/수신이 많고

전송 이력의 감사 로그와 보존 체계가 필수로 필요합니다.

인터넷팩스를 추천하는 기업

클라우드 기반으로 송수신하는 SaaS서비스인 만큼

설치나 인프라 부담 없이 웹/이메일/앱을 통해 간편하고 빠른 실행력을 요구하는 기업들에 적합합니다.

1. 스타트업, 소규모 기업, 1인 기업

간헐적인 문서 발송으로 인한 비용 절감의 목적과

고정 사무실, 서버 없이도 업무 진행이 가능합니다.

2. 프랜차이즈, 다수 지점을 두고있는 기업

본사/지점 간의 발주서, 공문 등을 자주 주고받을 상황이 생겼을 때

지점마다 다른 IT환경에서도 모바일/PC만 보유하고 있다면

어디서나 동일하게 사용할 수 있습니다.

3. 재택근무, 유연근무제 조직

클라우드 환경에서 위치 제약 없이 송수신이 가능하기에

외부에서도 원활한 업무 환경을 제공받을 수 있습니다.

마치며

어떤 기업에겐 ERP와 연결 된 자동화 시스템이 필요할 수 있고,

어떤 기업에게는 지금 당장이라도 모바일에서 전송할 수 있는 유연성이 필요할 수 있습니다.

결국 핵심은 업무 환경에 맞는 방식을 선택하는 것 입니다.

업무 프로세스가 정교하게 짜인 환경이라면 전자팩스를 선택해야하고

단순한 송수신의 유연성을 생각한다면 인터넷 팩스만으로 충분할 수 있습니다.

시대가 빠르게 변하면서 업무 환경도 같이 변하고 있는 지금,

자주 사용하는 도구부터 점검하여 더욱 효과적이고 편리한 업무환경을 구축하시길 바랍니다.

더욱 다양하고 효과적인 디지털 인프라가 궁금하시다면 스피디로 편하게 문의 바랍니다.

감사합니다.